Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych systemów informatycznych i zaawansowanych technologiczne programów, wprowadzanie danych oraz ich archiwizowanie jest obecnie bardzo prostym i funkcjonalnym procesem.
Na informatyzacji pracy korzystają obecnie w znacznym stopniu biblioteki, dla których bardzo ważne jest przechowywanie starych dokumentów, książek, gazet i innych tekstowych wytworów piśmiennictwa. Słowo pisane obecnie wychodzi z użycia, bowiem coraz bardziej popularne stają się e-booki, elektroniczne książki, internetowe czasopisma oraz inne technologiczne, internetowe teksty. Jednak istnieje cały szereg tekstów drukowanych, które są zagrożone zniszczeniem z powodu upływu czasu bądź po prostu długiego, częstego użytkowania.
Bardzo ważne jest zatem zachowanie dziedzictwa literackiego naszych czasów oraz minionych epok dla potomnych. Wprowadzanie danych i dokumentów do systemów komputerowych pozwala na unieśmiertelnienie drukowanego słowa na zawsze. Wystarczy skanowanie lub kopiowanie drogocennych lub rzadkich egzemplarzy książek, gazet bądź dokumentów oraz ich następne archiwizowanie w systemach komputerowych. Takie prowadzenie „księgowości” książkowej pozwala nam nie tylko na archiwizowanie i przechowywanie starych tekstów, ale także na ułatwienie dostępu do nich szerokiemu gronu użytkowników.
Jest to bardzo ważna i przydatna funkcja zwłaszcza dla osób nie posiadających dostępu do niektórych zasobów różnych bibliotek. Większość ważnych i drogocennych dokumentów nie może być udostępnionych do użytkowania przez normalne osoby, a jedynie pracowników naukowych ze specjalnymi uprawnieniami. Wprowadzanie danych do systemów komputerowych pozwala ominąć te wszystkie utrudnienia.
Archiwizowanie starych dokumentów, gazet, książek w komputerowej „księgowości” systemów komputerowych pozwala zachować je na długi czas w idealnym stanie, niezagrożonym zniszczeniem czy zaginięciem. Technika w takich momentach przychodzi jako pomoc i ratunek dla dawnych form kultury, literatury.