Baza danych pozwala na zebranie i przechowanie informacji w sposób uporządkowany i zgodny z zaplanowanym modelem danych, który określa strukturę bazy. Potocznie, jako bazę danych rozumiemy dane i program komputerowy, w którym są one gromadzone i przetwarzane.
Obsługa bazy danych polega przede wszystkim na żmudnym procesie wprowadzania danych.
Na każdą bazę danych składają się tak zwane rekordy. Rekord dzieli się na pola, w każdym polu przechowywana jest informacja należąca do jednej kategorii. W ten sposób wygląda wprowadzanie danych na przykład do książki adresowej: rekord to wszystkie informacje dotyczące jednej znajomej osoby. Pola, z których składa się każdy rekord to imię, nazwisko, adres i telefon tej osoby. Każde pole zawiera dane jednej kategorii. Taki sposób wprowadzania danych sprawia, że w komputerowej bazie danych można szybko sortować rekordy według kategorii albo wyszukiwać informacje w obrębie pól.
Są różne rodzaje baz danych, w zależności od struktury można podzielić według struktury organizacji danych, której baza używa. Wyróżniamy bazy proste i złożone. Bazy proste to bazy kartotekowe, takie, jak książka kucharska, telefoniczna, spis książek; taka baza może być wykorzystywana tylko w jednym celu. Drugim rodzaj prostej bazy danych jest hierarchiczna baza danych, której przykładem może być baza IMS stworzona przez IBM.
Bazy złożone również dzielimy na dwa główne rodzaje, bazy relacyjne i obiektowe. W relacyjnej bazie danych można porównywać dane z różnych kategorii; w bazie obiektowej dane są przechowywane w strukturach obiektowych, tak zwanych klasach. Ponadto, wśród baz złożonych wyróżnia się bazy relacyjno-obiektowe, strumieniowe i temporalne.
Niezależnie od stopnia skomplikowania struktury bazy danych, wprowadzanie danych zawsze wymaga cierpliwości i staranności.